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1. Objet et contexte de L'implantation d'un logiciel de gestion des dossiers
1.1 Les objectifs
La fourniture, l'installation, la mise en œuvre d'une solution informatique de gestion des archives médicales au CH.
L'ensemble logiciel proposé devra être en mesure de communiquer avec le système d'information hospitalier de l'établissement.
La mise en œuvre du progiciel s'inscrit donc dans la perspective d'atteindre les objectifs suivants :
· assurer la gestion des flux de dossiers médicaux (entrées/sorties des archives centrales, vers les locaux d'archivage délocalisés, demandes de prêts, échanges entre services, localisation au sein des locaux centraux...)
· communiquer avec le S.I.H. de l'établissement (récupération des informations ayant trait à l'identité dans le logiciel de gestion administrative des patients...)
· permettre la gestion du fonds d'archives (distinction entre archives vivantes et archives mortes)

1.2 Présentation du CH
1.2.1 Capacité en lits
· Médecine et spécialités médicales : xx
· Chirurgie et spécialités chirurgicales : xx
· Gynécologie-obstétrique : xx
· Centre d'orthogénie : xx
· …
1.2.2 Activité 2000
Services d'hospitalisation
xx entrées directes (hospitalisation complète)

Activité opératoire et anesthésique
xx interventions chirurgicales (y compris spécialités de gynécologie obstétrique)
xx KC produits
xx AREK d'anesthésie

Naissances
xx naissances en 2000

Passages aux urgences
xx passages aux urgences

Activité externe
xx consultants externes en 2000

1.3 Ressources humaines informatiques
L'équipe informatique est composée de xx
Les champs d'interventions actuels de l'équipe informatique sont xx par rapport au nouveau logiciel recherché.

2. L'existant
2.1 Présentation du service des archives
2.1.1 Organisation des locaux

classement fondé sur L'IPP

Salle 1
Salle 2
Salle 3
…

TOTAL : 150 ml

Classement des dossiers des décédés XX

2.1.2 Le personnel des archives
Le personnel comprend XX

2.1.3 L'activité du service des archives

Flux de dossier

2.2 Réseau informatique
Le réseau informatique est du type XX
Le protocole de communication sur le réseau d'établissement du C.H.D. est ETHERNET.

3. Les spécifications attendues du logiciel de gestion d'archives
La gestion du fonds d'archives est réalisée par les archivistes, qui s'assurent de la traçabilité des dossiers lors de leur sortie et de leur retour. Chaque dossier est doté d'un code barres assurant sa reconnaissance par le biais d'une connexion au logiciel de gestion.

Les listes de travail regroupant les dossiers demandés seront quotidiennement extraites
3.1 Recherche

La recherche du dossier d'un patient :
La recherche devra pouvoir se faire simultanément par toutes les secrétaires médicales. Cette recherche doit s'effectuer dans le logiciel, à partir des premières lettres du nom, les différentes possibilités d'identités apparaissant sous forme de liste (nom de naissance + nom marital + prénom + date de naissance).
3.1.1.1 Interrogation depuis les secrétariats
Le logiciel permet d'interroger la base des patients pour :
· Connaître l'existence et la position d'un dossier
· Demander une opération sur ce dossier (transfert, mutation, prêt, demande de sortie…)
· Inscrire une information, une note sur ce dossier
3.2 Les créations de dossiers

la récupération de l'identité s'effectue automatiquement par lecture d'un fichier en provenance du SIH.
3.2.1 Création des dossiers
Les dossiers sont crées par récupération des informations du SIH. L'opération de création nécessite une intervention humaine (sans saisie d'information) pour confirmer la création de chaque ligne sur la base.
A la suite de cette opération (qui peut avoir lieu plusieurs fois par jour) les étiquettes peuvent être éditées, les dossiers peuvent être demandés en sortie ou toute autre opération.
La création pourra être aussi 100% manuelle dans certains cas.

3.2.2 Sous dossiers
Le logiciel permet la création et la gestion de sous-dossier indépendant tout en restant dans l'esprit du dossier unique et du NIP. La création de ces sous-dossiers peut être automatique ou / et manuelle.
Chaque sous-dossier aura son propre code-barre et sera géré indépendamment.

3.3 Confirmation de sortie
Lors de cette étape consiste à lire les étiquettes à l'aide du lecteur de code-barres.
Cette phase consiste à valider les sorties de dossiers à l'aide du code barre. Cela suppose que les dossiers à sortir soient physiquement présents à côté de l'ordinateur. Lors de la confirmation, il ne reste plus qu'à saisir le service demandeur, le médecin (facultatif) et surtout le motif de sortie.
Sortie des dossiers crées ce jour : la sortie est automatiquement déclarée pour l'UF de destination indiquée par le bureau des entrées.
Sortie des dossiers anciens : la récupération des demandes de sortie permet d'éditer une liste de recherche physique des dossiers (la liste détaille les dossiers en stock, les dossiers inexistants et les dossiers déjà en prêt). Une fois les dossiers physiquement présents, la lecture du code barre permet de déclarer la sortie.
3.3.1 Sortie Groupée
Il est possible d'effectuer des sorties groupée, lorsqu'un grand nombre de dossiers doivent être sortis pour un même service.

3.4 Transfert et mutation
entre les services : lors du départ du dossier, la secrétaire du service signale la destination du dossier : UF (listés dans un menu déroulant)

3.5 Recherche des dossiers manquants
Les lettres de relance seront paramétrées par service en fonction d'un nombre de jour paramètrable.
Les dossiers non retournés depuis plus de X jours (X étant paramétrable par UF) font l'objet d'un listing qui peut être visualisé, imprimé dans sa globalité ou par service (et ainsi servir de lettre de relance), c'est la procédure de dossiers non retournés
3.6 Retour
Cette phase consiste à valider les rentrées de dossier à l'aide du code barre. La date du jour s'inscrit dans le champ " date dernière rentrée ". Le logiciel vérifie que le dossier est bien sorti, dans le cas contraire il vous le signale.
3.7 Modification
3.7.1.1 Modification totale ou partielle
3.7.1.2 Fusion
Pour fusionner deux dossiers en 1, il faut avoir les dossiers dans les mains.

3.8 Historique
Une historicisation par dossier retracera tous les prêts,

3.9 Gestion des archives passives ou mortes
les cases précisant les durées de conservation des dossiers de malades relevant de certaines spécialités ou pathologies comme la "pédiatrie", "neurologie", "stomatologie", "affections héréditaires", "dossier transfusionnel".
î Ces données devront permettre la réalisation de tris informatisés pour prévoir la date de destruction de chaque dossier spécifique, au même titre que les dossiers médicaux classiques datant de plus de 20 ans.

ils mentionneront "détruit" pour tout dossier éliminé conformément à la réglementation en vigueur. Un historique récapitulera les dossiers détruits et les dossiers créés.

3.10 Périmètre fonctionnel de la solution informatique de gestion des archives médicales
3.10.1 Récupération de l'historique
Le fournisseur définira ses capacités à reprendre l'existant issu de la solution de gestion administrative

3.10.2 Identification des logins
Les modalités d'accès à la solution informatique de gestion des archives médicales pour la demande d'un dossier, seront les suivantes :
· Saisie d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe
· Traçabilité des connexions.
· Possibilité de définir un délai de non utilisation, au bout duquel il y a une déconnexion automatique.
Le système doit comporter un outil paramétrable de gestion des habilitations.
Le candidat fournira la description des méthodes de contrôle d'accès.
Les droits d'accès au système par les utilisateurs doivent pouvoir être octroyés de manière paramétrable à différents niveaux, en croisant :
les catégories d'utilisateurs ;
La gestion de l'attribution des droits d'accès doit pouvoir être confiée à des responsables désignés.
Le logiciel doit enregistrer la trace de toutes les connexions au système.

3.10.3 Facilité de saisie
Dans toutes les zones des fenêtres les champs " dates " et " numéros " seront assistés en saisie :
Par exemple :
pour 1 août 1962 saisir : 01/08/1962 ou 01081962
pour 000100 saisir 100
3.10.4 Cryptage des dossiers
Le logiciel permet le cryptage de certains dossiers
3.10.5 Utilisation du code-barres
A chaque création de dossier une étiquette portant un code-barres et les inscriptions nécessaires est crée. Cette étiquette peut être dupliquée, reproduite autant de fois que nécessaire. Une fois cette étiquette collée sur le dossier : TOUS LES MOUVEMENTS (entrée, sortie, DCD, mise en archives passives ou mortes, miniaturisation, envoi chez un prestataire externe) sont validés grâce à la lecture du code-barres.

3.10.6 Importations
Le logiciel permet l'importation sans ressaisie des informations du SIH pour les points suivants :
3.10.6.1 Demande de sortie
3.10.6.2 Bureau des entrées
3.10.6.3 Transfert de service
Gestion des demandes de prêts et de transfert
3.10.6.4 Importation des DCD
3.10.6.5 Importation des dates de sortie physique des patients
3.10.6.6 Importation des modifications d'identité du SIH
3.10.6.7 Historique
Récupération d'historique sur le logiciel actuel de gestion d'archive de l'hôpital

3.10.7 Accessibilité
Toute personne sur le réseau peut :
· Consulter la base de données et connaître la position d'un dossier
· Faire la demande d'un dossier
· Déclarer un transfert de dossier

3.10.8 Impératifs techniques
Les logiciels sont conçus avec des outils modernes aux normes Windows qui permet à tous de se sentir à l'aise dès l'ouverture (icône, menu, logique de fenêtres…)
Evolutivité : les logiciels doivent être mis à jour
Les bases sont manipulables par des outils du marché pour un mode dégradé.

3.11 Autres services
3.11.1 Maintenance
Les logiciels seront maintenus et les mises à jour envoyées. Une ligne d'assistance permet de dépanner les incidents mineurs.
3.11.2 Formation
3.11.2.1 Formation du personnel des archives
Le personnel des archives sera formé :
· à l'utilisation du logiciel de gestion des archives ;
· à l'utilisation du logiciel de demande des dossiers d'archives médicales.

3.11.2.2 Formation des secrétaires médicales
La formation des secrétaires médicales sera effectuée

3.11.2.3 Formation des informaticiens